Birden fazla sahası ya da birden fazla tesisi olan işletmeler için

Çok sahalı ve çok tesisli işletme: tek takvimden yönetmek

Tek sahalı bir tesiste program bir deftere sığar. İkinci saha açıldığında defter hâlâ yürür ama artık iki sütunludur; üçüncüde telefon çaldığında hangi sahanın boş olduğunu bulmak birkaç saniye alır ve o saniyeler akşam sekizde kaybedilen rezervasyondur. Bu sayfa, çok sahalı ve çok tesisli bir işletmede günün nasıl tek ekrandan yönetildiğini anlatıyor.

Sorun kapasite değil eşzamanlılıktır: aynı anda üç saha, iki görevli, bir de telefon.

İkinci saha açıldığında ne değişir

Tek ızgara, sütun başına saha

Çok sahalı bir tesiste doğru görünüm, saha başına ayrı takvim değil tek ızgaradır: sahalar sütun, saatler satır. Bir bakışta üç şey görünür — hangi saat dolu, hangi saha boş, günün doluluk oranı ne. Telefondaki kişiye "sekizde 2 numara boş" demek için ekran değiştirmek gerekmez.

Sahaların dilim uzunlukları farklı olabilir: halı sahada 60 dakika, padel kortunda 90. Izgara her sahayı kendi diliminde çizebilmeli; hepsini 60 dakikaya zorlayan bir düzen padel kortunu ya boş gösterir ya da yanlış saatte doldurur.

Çakışmayı önlemek

Çakışma üç yoldan doğar ve üçü de ayrı ayrı kapatılmalıdır:

Ayrıntılı anlatım: rezervasyon çakışması nasıl engellenir.

Saha başına tarife

Fiyat üç değişkenin birleşimidir: hangi saha, haftanın hangi günü, hangi saat aralığı. Cuma akşamı kapalı saha ile salı öğlen açık saha aynı fiyat değildir. Bunu kurallarla tanımlamak, görevlinin her rezervasyonda fiyat sorması ya da kafadan indirim yapmasından daha iyidir; kural yoksa tarife fiilen görevlinin hafızasıdır.

Hiçbir kural uymayan saat için sahanın taban fiyatı geçerli olmalı — yani tarife tablosundaki boşluk, sıfır fiyatlı rezervasyon üretmemeli.

Birden fazla tesis

İkinci tesis açıldığında iki ayrı hesap açmak en kolay ama en pahalı yoldur: ay sonunda toplamı elle çıkarırsınız, personel iki kez tanımlanır, müşteri sicili ikiye bölünür.

Doğru düzen tek hesap altında tesis ayrımıdır. Her tesisin kendi sahaları, kendi tarifesi, kendi kasası ve kendi raporu olur; sahip isterse tek tesise, isterse toplamlara bakar. Görevli yalnız çalıştığı tesisi görür — bu hem karışıklığı hem yanlış saha satmayı önler.

Kim neyi görsün

Çok sahalı bir tesiste genellikle birden fazla kişi çalışır ve hepsinin aynı yetkiye sahip olması gerekmez:

Rol ayrımı olmayan bir düzende bu sınır ancak şifre paylaşmamakla çizilir; o da vardiya değişiminde bozulur.

Aynı anda birden fazla cihaz

Akşam vardiyasında tezgâhta telefon, ofiste tablet, sahibin elinde kendi telefonu olur. Üçünde de aynı gün görünmeli ve biri rezervasyon açtığında diğerinde belirmeli. İki nokta önemlidir:

Girişteki pano ve boş saatler

Çok sahalı bir tesiste en çok tekrarlanan cümle "bu akşam boş saat var mı" olur. Girişteki televizyon günün programını gösterdiğinde bu soru ekranda cevaplanır: hangi saha hangi saatte dolu, hangisi müsait. Panoda tutar ve telefon numarası görünmemelidir — ekranda duran bilgi tesise girenlerin tamamına açıktır.

Yarım kalan saatler için ek bir yol daha vardır: rakip arayan takımın maçı panoda duyurulur, gelen başka bir takım o saati doldurur. Kurulum: doluluk panosunu TV'ye kurmak.

Hangi rakam neye bakar

Çok sahalı işletmede rapor tek bir ciro satırı değildir. Faydalı kırılım şudur:

Bu kırılım gün bazında tutulduğunda "salı akşamları neden boş" sorusunun cevabı da tarifede görünür hâle gelir.

ArenaPro'da bu düzen

ArenaPro çok sahalı ve çok tesisli işletmeyi bu şekilde kurar: tek ızgarada sahalar sütun, saha başına dilim uzunluğu ve saatlik tarife, çakışmanın kayıt alınmadan engellenmesi, tek hesap altında birden çok tesis, sahip/tesis yöneticisi/görevli rol ayrımı, telefon-tablet-tarayıcı arasında eşitlenen aynı gün, internetsiz çalışma, girişteki pano ve gün kırılımlı rapor.

Kategoriye bütün olarak bakmak isterseniz: spor tesisi yönetim programı ne yapar, nasıl seçilir.

Sık sorulan sorular

Birden fazla saha tek ekranda nasıl görünmeli?
Saha başına ayrı takvim değil, tek ızgara: sahalar sütun, saatler satır. Bir bakışta hangi saatin dolu, hangi sahanın boş olduğu ve günün doluluk oranı görünür; telefondaki kişiye cevap vermek için ekran değiştirmek gerekmez.
Sahaların dilim uzunlukları farklıysa ne olur?
Izgara her sahayı kendi diliminde çizmelidir. Halı sahada 60, padel kortunda 90 dakika yaygındır; hepsini 60 dakikaya zorlayan bir düzen padel kortunu ya boş gösterir ya da yanlış saatte doldurur.
İki görevli aynı saati satarsa ne olur?
Kayıt eşitleme katmanında çözülmelidir: iki cihazın aynı anda yaptığı işlem birbirini silmemeli, çakışan saat kayıt alınmadan durdurulmalıdır. Sonradan verilen uyarı, takım sahaya geldiğinde işe yaramaz.
İkinci tesis için ayrı hesap mı açmalı?
Hayır. Ayrı hesap ay sonunda toplamı elle çıkarmak, personeli iki kez tanımlamak ve müşteri sicilini ikiye bölmek demektir. Doğru düzen tek hesap altında tesis ayrımıdır: her tesisin kendi sahaları, tarifesi, kasası ve raporu olur.
Personel hangi ekranları görmeli?
Görevli rezervasyon açar, maç kapatır ve kantin satar; tarife düzenlemeyi ve raporları görmesi gerekmez. Rol ayrımı olmayan bir düzende bu sınır ancak şifre paylaşmamakla çizilir ve vardiya değişiminde bozulur.
İnternet kesilirse çok sahalı tesis ne yapar?
Rezervasyon açma, maç kapatma ve nakit tahsilat cihazda yürümelidir; bağlantı gelince veriler kendiliğinden eşitlenir. Her işlem için sunucuya soran bir düzen, çekimin zayıf olduğu anda tesisi durdurur.
Panoda hangi bilgiler görünmeli?
Yalnız saatler, sahalar ve takım adları. Tutar ve telefon numarası panoya çıkmamalıdır; ekranda duran bilgi tesise giren herkese açıktır.
Hangi rapor kırılımı işe yarar?
Gün bazında saha geliri, kapora, kantin, aidat ve gider. Aylık tek toplam, hangi günün ve hangi saatin kazandırdığını göstermez; tarife kararı bu kırılımdan çıkar.