Halı saha, padel, tenis, basketbol ve voleybol tesisleri için

Spor tesisi yönetim programı: ne yapar, nasıl seçilir

Saatle kiralanan bir tesiste yazılım seçmek, "takvim uygulaması" seçmek değildir. Saat satan bir işletmede program yalnız kimin ne zaman geleceğini değil, o saatin parasının alınıp alınmadığını, kimden alındığını ve gün sonunda kasada ne kaldığını da tutmak zorundadır. Bu sayfa, spor tesisi yönetim programının hangi işleri çözmesi gerektiğini ve seçerken nelere bakılacağını anlatıyor.

Ölçüt tek cümlede şudur: rezervasyondan gün sonu kasasına kadar aynı kayıt yürüyor mu?

Saat satan işletmenin farkı

Bir mağazada ürün satılmazsa rafta kalır. Saatle kiralanan tesiste ise saat tüketilir: 21.00 bloke edilmiş, başka takıma verilmemiş ve takım gelmemişse o saat bir daha satılamaz. Ürün akşamla birlikte yok olur.

Bu tek fark, yazılımdan beklenenlerin çoğunu belirler:

Programın çözmesi gereken yedi iş

1. Günün programı tek ekranda

Sahalar sütun, saatler satır. Dolu saat, boş saat ve bugünün doluluk oranı aynı karede görünmeli. Tesiste üç saha varsa üç ayrı takvim değil, tek ızgara olmalı — çünkü telefon çalıp "saat sekizde yer var mı?" diye soran kişi saha ayırt etmez.

2. Saatlik tarife

Fiyat tek değildir: hafta içi ile hafta sonu, gündüz ile akşam, kapalı saha ile açık saha farklı fiyatlanır. Program, saat aralığına ve haftanın gününe göre fiyatı kendisi bulmalı; görevlinin kafadan hesaplaması gereken her yer, yoğun bir akşamda yapılan hatadır.

3. Sabit maçlar

Halı sahanın geliri büyük ölçüde her hafta aynı saatte gelen takımlardan gelir. Bu takımı her hafta elle yazmak, unutulduğunda saati boş bırakır. Program sabit maçı bir kez tanımlayıp programı ileriye doğru kendisi doldurmalı; takım bıraktığında da tek dokunuşla durdurulabilmeli.

4. Kapora ve gelmeyen takım

Kapora, gelmeyen takımın maliyetini işletmeden alıp müşteriye taşıyan tek araçtır. Programın burada iki şeyi yapması gerekir: kaporayı alındığı günün kasasına yazmak ve gelmeyen takımı hatırlamak. İkincisi daha önemlidir: aynı telefon numarası tekrar aradığında, kaporasız saat verip vermeyeceğine işletme bilerek karar verebilmelidir.

5. Tahsilat ve kasa

Nakit, kart ve online tahsilat gün sonunda ayrı satırlarda durmalı. Sebebi muhasebe değil mutabakattır: kendi POS cihazınızdan geçen tutar ile bağlantıdan gelen tutar farklı takvimlerde hesaba düşer. Kantin satışı da aynı kasanın parçası olmalı; "saha ayrı, kantin ayrı" düzeninde gün sonu iki kaynaktan toplanır ve tutmadığında sebebi bulunamaz.

6. Müşteri kaydı

Takım adı, telefon, kaç kez geldiği, kaç kez gelmediği. Bu dört alan bir CRM değildir ama bir tesiste işe yarayan tek müşteri bilgisidir. Program bunu rezervasyon açılırken kendiliğinden önüne getirmeli; ayrı bir ekrana girip aratmak gerekiyorsa yoğun akşamda kimse kullanmaz.

7. Raporlama

Gün kırılımında saha geliri, kapora, kantin, aidat ve gider. Aylık toplamdan çok, hangi günün ve hangi saatin kazandırdığı önemlidir; tarife değişikliği kararı buradan çıkar.

Seçerken sorulacak sorular

İnternet kesilince ne oluyor?

Tesisin girişinde çekim zayıfsa ya da hat düşerse iş durmamalı. Rezervasyon açma, maç kapatma ve nakit tahsilat bağlantısız da yürümeli; bağlantı gelince veriler kendiliğinden eşitlenmeli. Yalnız tarayıcıda çalışan ve her işlem için sunucuya soran bir düzen, bu koşulda tesisi durdurur.

Kaç cihazdan kullanılabiliyor?

Akşam vardiyasında tezgâhta bir telefon, ofiste bir tablet, evde bir tarayıcı olabilir. Üçünde de aynı veri görünmeli ve biri rezervasyon açtığında diğerinde belirmeli. "Tek cihaz lisansı" bir tesiste pratikte tek vardiya demektir.

Personel her şeyi görmeli mi?

Görevlinin rezervasyon açması gerekir; kasanın tamamını, raporları ve tarife düzenlemeyi görmesi gerekmez. Rol ayrımı olmayan bir programda bu ayrım ancak "şifreyi verme" ile yapılır ki bu bir çözüm değildir.

Birden fazla tesis yönetiliyor mu?

İki ayrı tesisin sahibi, ikisini tek hesapta ayrı ayrı görebilmeli: her tesisin kendi sahaları, tarifesi, kasası. Ayrı hesap açmak, ay sonunda toplamı elle hesaplamak demektir. Bu konu ayrı bir sayfada daha ayrıntılı: çok sahalı ve çok tesisli işletme yönetimi.

Müşteriye ne gösterilebiliyor?

Takıma uygulama kurdurmak gerçekçi değildir. Rezervasyonun bir bağlantısı olmalı; takım o bağlantıdan saatini, sahasını ve durumunu görebilmeli. Girişteki televizyonda günün programının görünmesi de aynı işi tesis içinde yapar — ve o ekranda tutar ile telefon numarası asla görünmemelidir.

Kartla tahsilat var mı, parayı kim tutuyor?

Kartla tahsilat bir tesiste artık isteğe bağlı değildir; asıl soru paranın kime geçtiğidir. Doğru kurulmuş bir düzende işletme kendi üye işyeri hesabını bağlar ve para oraya geçer. Aracıda toplanıp sonra aktarılan modelde hafta sonu cirosu pazartesi başkasında durur. Ayrıntı: halı sahada online tahsilat.

Hangi tesisler için

Saat bazlı kiralama mantığı yalnız halı sahaya özgü değildir. Aynı düzen padel ve tenis kortunda, basketbol ve voleybol salonunda, futsal sahasında da yürür. Aradaki tek gerçek fark dilim uzunluğudur: halı sahada çoğunlukla 60 dakika, padelde 90. Program bunu saha başına ayarlayabiliyorsa tesis türü değiştiğinde yazılım değiştirmek gerekmez.

ArenaPro bu işleri nasıl karşılıyor

ArenaPro, yukarıdaki yedi işi tek uygulamada toplar: gün ızgarası, saha başına saatlik tarife, sabit maçlar ve aidat, kapora ile gelmeyen takım sicili, barkodlu kantin ve stok, nakit/kart/online ayrı duran kasa, gün kırılımlı rapor, rol ayrımı ve tek hesapta çoklu tesis. Girişteki televizyon günün programına döner; müşteri karekodla maçını izler. İnternetsiz çalışır, bağlantı gelince cihazlar arasında eşitlenir.

Kurulum sırası çoğu tesiste aynıdır: önce sahalar ve tarife, sonra sabit maçlar, ardından kapora düzeni ve isteğe bağlı olarak girişteki pano.

Sık sorulan sorular

Spor tesisi yönetim programı nedir?
Saatle kiralanan bir tesiste rezervasyondan gün sonu kasasına kadar aynı kaydı yürüten yazılımdır. Takvim uygulamasından farkı, saatin satıldığını da tutmasıdır: fiyat, kapora, tahsilat, kantin ve gün sonu aynı kayıttan çıkar.
Halı saha programı hangi işleri çözmeli?
En az yedi iş: günün programını tek ekranda göstermek, saatlik tarifeyi kendisi hesaplamak, sabit maçları ileriye doğru açmak, kapora ve gelmeyen takımı kaydetmek, nakit-kart-online tahsilatı ayrı tutmak, müşteri geçmişini rezervasyon açılırken önüne getirmek ve gün kırılımında rapor çıkarmak.
Rezervasyon sistemi seçerken nelere dikkat edilmeli?
İnternet kesildiğinde işin durup durmadığı, kaç cihazdan aynı anda kullanılabildiği, personelin neyi görüp göremediği, birden fazla tesisin tek hesapta yönetilip yönetilemediği, müşteriye ne gösterilebildiği ve kartla tahsilatta paranın kimin hesabına geçtiği.
Çakışan rezervasyonlar nasıl önlenir?
Üç yol ayrı ayrı kapatılmalıdır: aynı saha ve saatte kayıt alınmadan durdurmak, sabit maçları programa ileriye doğru yazıp üstüne yazılmasını engellemek ve iki cihazın aynı saati aynı anda satmasını eşitleme katmanında çözmek.
Müşteri geçmişi tutulabilir mi?
Evet, ve yoğun akşamda işe yarayan biçimi şudur: takım adı, telefon, kaç kez geldiği ve kaç kez gelmediği rezervasyon açılırken kendiliğinden görünür. Ayrı ekrana girip aratmak gerekiyorsa pratikte kullanılmaz.
Birden fazla saha tek takvimden yönetilebilir mi?
Yönetilmelidir. Doğru görünüm saha başına ayrı takvim değil tek ızgaradır: sahalar sütun, saatler satır. Sahaların dilim uzunlukları farklıysa (halı sahada 60, padelde 90 dakika) ızgara her sahayı kendi diliminde çizebilmelidir.
Tahsilatlar ve kasa takip edilebilir mi?
Nakit, kart ve online tahsilat gün sonunda ayrı satırlarda durmalıdır; sebebi mutabakattır, çünkü bu üçü hesaba farklı takvimlerde düşer. Kantin satışı da aynı kasanın parçası olmalıdır.
Hangi tesis türleri için uygun?
Saat bazlı kiralama mantığı halı saha, futsal, padel, tenis, basketbol ve voleybol alanlarında aynıdır. Aradaki tek gerçek fark dilim uzunluğudur; program bunu saha başına ayarlayabiliyorsa tesis türü değiştiğinde yazılım değiştirmek gerekmez.