Rapports de lavage auto : sept questions, sept réponses

La plupart des programmes ouvrent un long tableau quand on dit « rapport ». Mais un laveur ne pense pas en tableaux, il pense en questions — qu'a-t-on gagné aujourd'hui, que reste-t-il à encaisser des clients sous contrat, demain sera-t-il chargé, qui revient le plus. Cette page explique à quelles questions répondent les rapports de WashPro et de quelles données vient chaque réponse.

Pourquoi un rapport doit-il être une question et non un tableau ?

Un tableau montre tout et ne dit rien. Pour trouver le chiffre, il faut d'abord savoir où regarder. La forme question inverse l'ordre : l'écran donne la réponse, celui qui veut le détail appuie.

Le centre des rapports contient sept cartes ; chacune affiche la réponse du jour, et un appui ouvre l'écran de ce rapport.

Combien avons-nous gagné aujourd'hui ?

La recette du jour est la somme des lavages encaissés, des paiements de contrats et des encaissements sur les comptes clients. Un lavage à crédit ne compte comme recette qu'une fois l'argent reçu ; le montant affiché est net de remise, et espèces, carte, en ligne et virement restent dans des cases séparées.

Rapport du jour : recettes, dépenses, modes de paiement et répartition par service.

Que reste-t-il à encaisser sur les contrats ?

La période est celle du contrat, pas le mois civil : un contrat mensuel commencé le 15 court du 15 au 15. L'écran liste les clients ayant une période ouverte et le total dû ; un appui sur le client ouvre la liste payé/ouvert période par période, et la période ouverte s'encaisse là avec les modes de paiement habituels.

Encaissements des contrats : qui doit combien, période par période.

Que prévoir pour demain ?

Ce n'est pas un modèle de prévision mais une moyenne : quel que soit le jour de la semaine de demain, on affiche la moyenne des mêmes jours passés, et l'écran dit sur combien de jours elle repose. En dessous de deux observations, aucun chiffre n'est affiché.

Prévision : recette attendue, nombre de jours pris en compte et mêmes jours passés.

Qui revient le plus ?

Le rapport liste combien de jours différents le même véhicule est venu, ce qu'il a dépensé en moyenne et sa dernière visite. Si la plaque est liée à une fiche client, le nom apparaît ; sinon c'est la plaque — le rapport n'invente jamais d'identité.

Clients fidèles : jours de visite, dépense moyenne, dernière visite.

Combien de récompenses utilisées ?

Combien de récompenses gagnées grâce aux campagnes ont été utilisées et combien attendent. Chaque récompense utilisée est listée avec le lavage et le véhicule concernés ; celles en attente sont la dette de l'entreprise envers le client et restent en haut.

Cadeaux : récompenses de campagne utilisées et en attente.

Quand sommes-nous le plus chargés ?

L'affluence est présentée par jour de la semaine et par heure ; le comptage suit l'heure d'ouverture du lavage, car la foule se forme à l'arrivée de la voiture. C'est ici qu'on lit quand appeler la deuxième personne.

Affluence : jours de la semaine en barres, heures de la journée en courbe.

Qu'a fait le personnel ?

Lavages, chiffre d'affaires et prime par employé ; en fin de mois, le PDF de rapprochement signé est prêt en un appui.

Décompte du personnel : lavages, chiffre d'affaires, prime.

D'où viennent les données, et que se passe-t-il hors ligne ?

Les rapports sont calculés à partir des données de l'appareil ; comme l'ouverture des lavages, la remise et la caisse fonctionnent hors ligne, les rapports s'ouvrent aussi sans connexion. Avec plusieurs appareils, les données fusionnent dans le cloud et le rapport les voit toutes.

Qui peut voir les rapports ?

Les rapports sont un écran de gestion : le propriétaire et le responsable de site les voient. L'employé voit l'onglet, mais en l'ouvrant il trouve un écran expliquant pourquoi il est fermé.